Tabele beremo, graf vidimo. Slika (graf, diagram) nam omogoča takojšen uvid v situacijo, medtem ko tabelo beremo in si šele nato “ustvarimo sliko” v glavi. Iz morja številk v tabeli je težko razbrati zgodbo, ki jo številke govorijo. Ker je velika večina poročil v praksi pretežno še vedno sestavljena iz besedila in tabel, predstavlja oblikovanje tabel velik izziv za poročevalce.

Vsekakor je slika oz. grafikon ključno sredstvo, s katerim lahko kvantitativne vrednosti učinkovito predstavimo. Kako lahko torej tabele izboljšamo s slikami? S tem vprašanjem sem se ukvarjal kar nekaj časa. Kateri odmik je bolj pomemben: relativni ali absolutni? Kako ju prikazati?

Običajno nas zanima, za koliko odstotkov je plan presežen ali neizpolnjen, toda kaj lahko se zgodi, da je plan presežen za 20, 100 ali celo 200% na postavki, ki je zelo majhna in nepomembna. To je celo zelo verjetno, saj je logično, da je relativni odmik večji pri manjši vrednosti.

Torej, relativni odmik je pomembna informacija, ki pa jo moramo presojati hkrati s pomembnostjo postavke oz. absolutnim odmikom. Zato je prav, da za absolutni odmik porabimo več črnila in omogočimo natančne primerjave (npr. po dolžini), za vizualizacijo relativnega odmika pa potrebujemo indikacijo (dobro, slabo) na nekaj razredov natančno, pri tem pa moramo paziti, da nam morebitni večji relatvni odmik na neki majhni postavki ne bo pokvaril vizualizacije.

Pa poglejmo nekaj primerov, ki jih je možno z nekaj spretnosti realizirati v Excelu:

Tabeli smo najprej dodali iskerne črte (sparkline), da dodamo kontekst doseženim vrednostim (gibanje vrednosti v zadnjih 12 mesecih) in tako kompenziramo osnovno slabost tabel, da težijo h komuniciranju zadnjih vrednosti in težko predstavijo časovne vrste.

Odmike, ki so v takšnem poročilu najbolj pomembni, smo narisali. Da takoj ločimo absolutni odmik (doseženo – plan) od relativnega (% izpolnitve plana), smo uporabili različne oblike: vrstični grafikon za absolutne vrednosti in točkovni za relativne.

Tako lahko absolutne odmike med seboj primerjamo po dolžini vrstice, hkrati pa nas količina rdeče oz. zelene barve opozori na pomembnost odmika. Relativni odmik je vedno prikazan z enako površino zelene ali rdeče barvne ploskve, iz pozicije (levo, desno) pa ugotovimo, za koliko odstotkov je bil plan bodisi presežen ali neizpolnjen.

V naslednji rešitvi je relativne odmike lažje primerjati med seboj, saj nam primerjavo poleg pozicije pike (oddaljenost od osi) olajša še jasno vizualizirana dolžina odmika. Rešitev zavzema enako količino prostora kot zgornja, prejemnik bo odmike zaradi različnih oblik že vedno zelo dobro ločil med seboj:

Ta rešitev lepo prikaže oba odmika, ker pa je relativni odmik ponazorjen z dolžino črte, bi se lahko pojavile težave v primeru, ko bi bil kakšen relativni odmik zelo velik, npr. 300%. V tem primeru bi bile ostale dolžine črt praktično enake 0, ali pa bi vizualizacija relativnega odmika zavzela preveč prostora. Torej potrebujemo za relativni odmik vizualizacijo, ki ne bo naraščala linearno s številko.

Na misel mi je prišlo več rešitev. Odmik lahko prikažemo z nekaj razredi puščic (odtenki rdeče in zelene, smer puščice prikaže velikost odmika). Druga možnost je prikaz enako velike pike (kroga), velikost odmika pa prikažemo z intenzivnostjo zelenega ali rdečega odtenka. Kvaliteta te rešitve je v tem, da porabi vedno enak prostor. Nato pa sem se domislil naslednje rešitve:

Velikost relativnega odmika prikažem s površino kroga. Rdeče / zeleno še vedno ostaja standard prikaza odmikov. Teh odmikov sedaj med seboj ne primerjamo več po dolžini črte, kar je teoretično sicer najboljše možno sredstvo za prikaz primerjav velikosti številk. Toda v našem primeru nas dejansko bolj zanima indikacija pomembnosti odmika posamezne postavke, za kar pa površina kroga vsekakor zadošča. Zato pa ima ta rešitev prednost, da je manj občutljiva na velikost številke in da porabi manj prostora, kar je v tabelah izredno pomembno.

Odmiki so dobro vizualizirani in tudi dobro jih ločimo med seboj. Absolutne odmike med seboj brez težav primerjamo, kar zagotavlja primerljivost in usmerjenost na pomembne kategorije, hkrati pa je relativno doseganje plana nazorno prikazano za vsako posamezno postavko.