Delo “Key Categories, Key Markets, Key Facts” podjetja iStudio in avtorja Andreja Lapajneta bo razstavljeno na 22. bienalu industrijskega oblikovanja (BIO 22), ki bo potekal od 7. oktobra do 7. novembra 2010 v Muzeju za arhitekturo in oblikovanje (prej imenovanem Arhitekturni muzej Ljubljana) na gradu Fužine. Delo je bilo izbrano v obsežni mednarodni konkurenci 503 prijavljenih del iz 34 držav.

Mednarodna komisija v zasedbi: Veronika Egger (Avstrija), Ilona Gurjanova (Estonija), Cvetka Požar (Slovenija), Barbara Predan (Slovenija), Lidija Pritržnik (Slovenija), Michał Stefanowski (Poljska), Nedjeljko Špoljar (Hrvaška), Georg Wanker (Avstrija) ter Jonathan Young (Švedska) je med 503 prijavljenimi deli izbrala 132 del za razstavo, od tega zgolj 20 del v sekciji informacijsko oblikovanje, ki bo letos prvič samostojni sklop bienala.

Projekt “Key Categories, Key Markets, Key Facts”, izveden za naročnika DrogaKolinska, prevaja kompleksno tržno situacijo naročnika v berljiva vizualna poročila, ki usmerjajo vodstvo k pomembnim odločitvam glede trgov, produktov, blagovnih znamk, oglaševanja, ipd.

Bienale industrijskega oblikovanja (BIO) je odmevna mednarodna oblikovalska razstava, ki z izborom dobro oblikovanih izdelkov ter poudarkom na kakovosti, izvirnosti in inovativnosti del predstavlja aktualne tokove v sodobnem oblikovanju. Na BIO svoje najnovejše dosežke vsaki dve leti razstavijo oblikovalci, naročniki, proizvajalci in študenti z vsega sveta. BIO organizira Muzej za arhitekturo in oblikovanje (prej imenovan Arhitekturni muzej Ljubljana). Več o BIO na naslovu www.bio.si.

V praktičnem delu na projektih v zadnjem letu se je izkazalo, da je v praksi managerskega poročanja daleč najbolj uporaben kombiniran grafikon, ki prikazuje dejanske vrednosti in odmike hkrati (od plana, od preteklega obdobja ali od preteklega leta). Ta rešitev bralca usmeri v opazovanje sprememb in ga takoj opozori na večja odstopanja.

Uporabna je predvsem vrstična oz. palična varianta tega grafikona, saj ta grafikon (kot vse vrstične grafikone) lahko enostavno vstavimo v tabele in tako zgradimo učinkovita poročila.

Primer:

Na grafu je narisana absolutna dosežena vrednost in absolutna vrednost odmika. Ker sta narisani obe vrednosti (doseg in odmik) hkrati, lahko bralec istočasno oceni pomembnost odmika (absolutni odmik oz. velikost odmika), kot tudi njun relativni odnos, torej delež odmika glede na doseg (npr. za koliko procentov doseg presega plan ali npr. kolikšen je % rasti glede na lansko leto). Oznaka podatka zraven odmika lahko prikazuje njegovo relativno vrednost (rast prodaje, količin, cen, ipd.) ali njegovo absolutno vrednost (rast tržnih deležev, deležev distribucije, ipd.)

Seveda je rešitev v Excelu pripravljena tako, da se poročilo samodejno prilagaja podatkom: zeleno / rdeča puščica se ustrezno obarva in podaljša glede na predznak in velikost odmika, napisi se prilagodijo.

Tabele beremo, graf vidimo. Slika (graf, diagram) nam omogoča takojšen uvid v situacijo, medtem ko tabelo beremo in si šele nato “ustvarimo sliko” v glavi. Iz morja številk v tabeli je težko razbrati zgodbo, ki jo številke govorijo. Ker je velika večina poročil v praksi pretežno še vedno sestavljena iz besedila in tabel, predstavlja oblikovanje tabel velik izziv za poročevalce.

Vsekakor je slika oz. grafikon ključno sredstvo, s katerim lahko kvantitativne vrednosti učinkovito predstavimo. Kako lahko torej tabele izboljšamo s slikami? S tem vprašanjem sem se ukvarjal kar nekaj časa. Kateri odmik je bolj pomemben: relativni ali absolutni? Kako ju prikazati? Običajno nas zanima, za koliko odstotkov je plan presežen ali neizpolnjen, toda kaj lahko se zgodi, da je plan presežen za 20, 100 ali celo 200% na postavki, ki je zelo majhna in nepomembna. To je celo zelo verjetno, saj je logično, da je relativni odmik večji pri manjši vrednosti. Torej, relativni odmik je pomembna informacija, ki pa jo moramo presojati hkrati s pomembnostjo postavke oz. absolutnim odmikom. Zato je prav, da za absolutni odmik porabimo več črnila in omogočimo natančne primerjave (npr. po dolžini), za vizualizacijo relativnega odmika pa potrebujemo indikacijo (dobro, slabo) na nekaj razredov natančno, pri tem pa moramo paziti, da nam morebitni večji relatvni odmik na neki majhni postavki ne bo pokvaril vizualizacije.

Pa poglejmo nekaj primerov, ki jih je možno z nekaj spretnosti realizirati v Excelu:

Tabeli smo najprej dodali iskerne črte (sparkline), da dodamo kontekst doseženim vrednostim (gibanje vrednosti v zadnjih 12 mesecih) in tako kompenziramo osnovno slabost tabel, da težijo h komuniciranju zadnjih vrednosti in težko predstavijo časovne vrste. Odmike, ki so v takšnem poročilu najbolj pomembni, smo narisali. Da takoj ločimo absolutni odmik (doseženo – plan) od relativnega (% izpolnitve plana), smo uporabili različne oblike: vrstični grafikon za absolutne vrednosti in točkovni za relativne. Tako lahko absolutne odmike med seboj primerjamo po dolžini vrstice, hkrati pa nas količina rdeče oz. zelene barve opozori na pomembnost odmika. Relativni odmik je vedno prikazan z enako površino zelene ali rdeče barvne ploskve, iz pozicije (levo, desno) pa ugotovimo, za koliko odstotkov je bil plan bodisi presežen ali neizpolnjen.

V naslednji rešitvi je relativne odmike lažje primerjati med seboj, saj nam primerjavo poleg pozicije pike (oddaljenost od osi) olajša še jasno vizualizirana dolžina odmika. Rešitev zavzema enako količino prostora kot zgornja, prejemnik bo odmike zaradi različnih oblik že vedno zelo dobro ločil med seboj:

Ta rešitev lepo prikaže oba odmika, ker pa je relativni odmik ponazorjen z dolžino črte, bi se lahko pojavile težave v primeru, ko bi bil kakšen relativni odmik zelo velik, npr. 300%. V tem primeru bi bile ostale dolžine črt praktično enake 0, ali pa bi vizualizacija relativnega odmika zavzela preveč prostora. Torej potrebujemo za relativni odmik vizualizacijo, ki ne bo naraščala linearno s številko.

Na misel mi je prišlo več rešitev. Odmik lahko prikažemo z nekaj razredi puščic (odtenki rdeče in zelene, smer puščice prikaže velikost odmika). Druga možnost je prikaz enako velike pike (kroga), velikost odmika pa prikažemo z intenzivnostjo zelenega ali rdečega odtenka. Kvaliteta te rešitve je v tem, da porabi vedno enak prostor. Nato pa sem se domislil naslednje rešitve:

Velikost relativnega odmika prikažem s površino kroga. Rdeče / zeleno še vedno ostaja standard prikaza odmikov. Teh odmikov sedaj med seboj ne primerjamo več po dolžini črte, kar je teoretično sicer najboljše možno sredstvo za prikaz primerjav velikosti številk. Toda v našem primeru nas dejansko bolj zanima indikacija pomembnosti odmika posamezne postavke, za kar pa površina kroga vsekakor zadošča. Zato pa ima ta rešitev prednost, da je manj občutljiva na velikost številke in da porabi manj prostora, kar je v tabelah izredno pomembno. Odmiki so dobro vizualizirani in tudi dobro jih ločimo med seboj. Absolutne odmike med seboj brez težav primerjamo, kar zagotavlja primerljivost in usmerjenost na pomembne kategorije, hkrati pa je relativno doseganje plana nazorno prikazano za vsako posamezno postavko.

Točkovni grafikon je v praksi precej uporaben. Poglejmo nekaj primerov (vsi grafikoni so izdelani v Excelu, barve in oblike na grafikonu se samodejno prilagajajo podatkom).

Najprej enostaven grafikon za prikaz dobička/izgube:

Na takšen grafikon brez težav dodamo še prodajo:

Grafikon je zelo pregleden in dobro berljiv.

S kombinacijo točkovnega in vrstičnega oz. paličnega grafikona lahko tudi nazorno prikažemo dosežene vrednosti (npr. prodajo ali stroške) v primerjavi s planiranimi:

Ta grafikon nazorno prikazuje dosežene vrednosti v primerjavi s planom, uporabljeno je tudi barvno kodiranje, ki povezuje stolpce tabele z oblikami na grafikonu (sivo = doseženo, modro = plan). Vendar pa odmiki niso eksplicitno vizualizirani. Zato je bolj ustrezna naslednja vizualizacija, kjer so odmiki (doseg-plan) prikazani pošteno (v pravem merilu) in predvsem zelo nazorno:

Gre za kombinacijo vrstičnega, naloženega vrstičnega in točkovnega grafikona. Ta grafikon je zelo primeren za prikaz doseženih vrednosti in odmikov v kontrolingu prodaje ali stroškov, saj nas ob koncu meseca dejansko bolj zanima uresničenje plana (doseženo in odmik od plana) kot pa konkretna vrednost plana.

Edward Tufte je goreč zagovornik visoke ločljivosti (resolution). Pred kratkim je objavil zanimiv video prispevek o Applovi napravi iPhone. Tudi v tem prispevku Tufte ponavlja: “To clarify, add detail.” Za pojasnitev dodajte podrobnosti. Informacije NE reducirati. Če izgleda informacija kaotična, je ne začnite metati stran, namesto tega raje popravite oblikovanje!

Kot smo lahko pričakovali, je tudi video prispevek z naslovom iPhone Resolution pripravljen v visoki ločljivosti. Vsekakor je zanimiv za vse, ki vas zanima uporabniška izkušnja:

Vzemimo naslednji primer: želimo primerjati prodajne programe po vrednosti prodaje in dobička. Vrednosti prodaje bomo predstavili z vrstičnim grafikonom:

Tule je še dobiček:

Če želimo prejemnikom omogočiti primerjavo med prodajo in dobičkom, potem običajno izberemo naslednji grafikon:

Ta grafikon ima slabost, da je berljiv zgolj, kadar imamo malo podatkov. Če bi bilo npr. prodajnih programov več, bi ta grafikon postal neberljiv. Prav tako se meša ritem ene in druge kategorije, kar povzroča frustracijo ob vizualnem procesiranju grafikona (oko bega sem in tja med razbiranjem vrstic dobička in vrstic prodaje). Dodaten problem je uporaba legende z barvnim kodiranjem, čemur se je bolje izogniti, saj je pri več barvah težko razbrati pomen vrstic, dodatne težave pa nastanejo pri črno-belem tiskanju. Zato je običajno boljša naslednja alternativa:

Uporabili smo večkratni grafikon, kjer pa morata imeti oba grafikona obvezno usklajeni merili, saj želimo podatke primerjati med seboj. Prednost te rešitve je, da lahko prikažemo več podatkov. Je tudi edina praktična rešitev, kadar imamo veliko primerjav in so podatki med seboj zelo različni (ni korelacije). Takrat dobimo v kombiniranih rešitvah vedno t.i. “špageti graf”.

Obstaja pa še ena rešitev, ki je zelo zanimiva:

To je točkovni oz. “pikasti” grafikon (dot plot). Od zgornjih rešitev je ta prav gotovo najboljša, saj je grafikon zelo berljiv, najbolj “počiščen” skladno s teorijo podatkovnega črnila (uporablja najmanj črnila) in teorijo gestalta, hkrati pa zasede tudi manj prostora. V tem grafikonu lahko brez težav prikažemo zelo veliko vrstic. Napisi (prodaja, dobiček) so pozicionirani ob podatkih, kar dodatno doprinese k boljši berljivosti.

Točkovni grafikon je dejansko različica linijskega grafikona in ga ne smemo zamenjati z raztresenim oz. XY grafikonom (scatter plot), ki ima dve dimenziji (dve osi vrednosti). Res pa je, da lahko točkovnega (enodimenzionalnega) v Excelu izdelamo tudi s pomočjo raztresenega grafikona.

Seveda gestalt in teorija podatkovnega črnila nista edina kriterija za oblikovanje grafikonov v poročilih. Pomembnih je več faktorjev, med drugim tudi znakovno kodiranje (z grafikoni ustvarimo konsistenten sistem zankov). Tako bi lahko primerjavo prodaje in dobička prikazali tudi takole:

Mislim, da je ta rešitev v praksi najbolj primerna. Tu kombiniram stolpčni in točkovni grafikon. Samo dogovoriti se morate, da boste v podjetju vedno uporabljali npr. sive stolpce za prikaz prodaje in zelene/rdeče pike za prikaz dobička/izgube.

Hans Rosenberg je vodja neprofitne organizacije Gapminder, kjer boste našli še več vrhunskih primerov predstavitve socialnih podatkov. Rosenberg želi na transparenten način predstaviti informacije o globalnem razvoju, socialnih razlikah, ipd. To mu je uspelo ravno s pomočjo izvrstne vizualizacije podatkov, ki smo jo takoj sposobni razumeti, hkrati pa ni trivialna, ampak v resnici prikazuje precej veliko število podatkov. Njegove predstavitve so res izjemne – nazorne, napete in poučne.

Rosenberg opozarja na najbolj pomembno pravilo v poročanju: pokažite podrobne podatke, ne zgolj statistik. Kako zelo nevarno je uporabljati zgolj povprečja (povprečne podatke, visoke agregacije). Saj veste: so laži, velike laži in statistika. Zgolj s prikazom povprečij ne moremo povedati cele zgodbe, ‘hudič je v detajlih’. Poročila, grafikoni in tabele MORAJO prikazati veliko informacij (daljše časovne vrste, velik nivo podrobnosti, primerjalne kategorije, ki priskbijo kontekst). Šele iz takšnega poročila se bomo naučili nekaj novega, pa tudi ukrepali bomo lahko zelo usmerjeno.

Rosenberg res lepo animira podatke s pomočjo mehurčnega grafikona. Njegove predstavitve so še en dokaz, da je mehurčni grafikon izredno intuitiven, razumljiv in nazoren. Je edini grafikon, ki hkrati prikazuje 3 dimenzije, z animacijo pa mu lahko dodamo še četrto. Ta grafikon se v poslovnem poročanju vsekakor premalo uporablja.

Morda edina problematična stvar je Rosenbergova uporaba logaritemskega merila, zaradi katerega njegove slike dejansko zavajajo. Rosenberg na to dejstvo poslušalce sam opozori. Opazili boste tudi, da uporablja rezanje osi, kar se drugače odsvetuje, razen, če želite prikazati zgolj razlike. To pa je natanko Rosenbergov namen, kar simbolizira tudi ime: gapminder.

Nova verzija MS Office 2007 ima močno spremenjen uporabniški vmesnik. Pravzaprav že več kot 10 let ni bilo tako pomembne spremembe v uporabniškem vmesniku tega paketa. Ob prvem stiku z novo verzijo ima zato uporabnik precejšnje težave z iskanjem ukazov.

Da bi vam prihranili stres ob 15-minutnem iskanju ukaza za tiskanje, je Microsoft na svojem spletnem mestu Office Online objavil interaktivni priročnik Interactive: Excel 2003 to Excel 2007 command reference guide, ki vam katerikoli ukaz iz starega Excela “prevede” v Excel 2007. Lahko ga tudi naložite kot aplikacijo na svoj računalnik, da vas bo spremljal v hudih trenutkih.

Ljudje ne maramo sprememb. Potrebujemo občutek varnosti in kontrole. Toda spremembe lahko prinesejo izboljšanje in tako je tudi z novim uporabniškim vmesnikom v paketu MS Office. Nov vmesnik ni slab. Pravzaprav je precej dober. Microsoft se je zavedal, da sistem menijev in orodnih vrstic ob naraščajoči kompleksnosti aplikacij ni bil več primeren. Uporabniku so želeli olajšati iskanje in uporabo funkcij, kar jim je s pomočjo obširnih raziskav o uporabniški izkušnji tokrat tudi uspelo. Nova razporeditev ukazov je bistveno bolj prilagojena kontekstu dela, hkrati pa je konsistentna in predvidljiva. Koncept traku (Ribbon; kombinacija zavihkov, menijev in gumbov) je zelo ustrezen.

Če vas zanimajo koncepti in cilji prenove uporabniškega vmesnika, si več o tem lahko preberete v dokumentu The Microsoft Office Fluent user interface overview.

Ko se boste novega vmesnika navadili, boste z njim zadovoljni. Tako zadovoljni, da ga, ko bo čez nekaj let prišel nov, ponovno ne boste želeli zamenjati…

Obstaja kar nekaj dodatkov k Excelu, ki vam olajšajo izdelavo učinkovitih grafikonov. Eden izmed njih je J-Walk Chart Tools, s katerim boste določena opravila, ki ste se jih naučili na delavnicah Poročanje v Excelu, hitreje opravili. Npr. oznake na nizu grafikona boste z eno potezo povezali z ustreznim področjem celic:

Gre za enostaven dodatek, ki poleg povezovanja s celicami omogoči še:

• nastavitev velikosti grafikona in nastavitev enake velikosti vsem grafikonom na delovnem listu (uporabno pri poročilih z večkratnimi grafikoni)
• izvoz enega ali več grafikonov v slikovno datoteko (GIF, JPEG, TIF, PNG)
• kopiranje grafikona v sliko
• fiksiranje velikosti pisave na grafikonu
• izdelavo seznama uporabljenih grafikonov

Dodatek je potrebno namestiti in aktivirati v Excelu. Brezplačno ga lahko prenesete iz naslova http://j-walk.com/ss/excel/files/charttools.htm

Stand-up komedijant Don McMillan opozarja na nekaj najpogostejših napak pri uporabi orodja MS PowerPoint. Zabavno.

Na malo bolj resen način pa je o tem, kako nas PowerPoint z naštevanjem po točkah (bulletpoint) in omejeno resolucijo sili v pretirano poenostavljanje in neučinkovito podajanje vsebine publiki, napisal Tufte v svojem poučnem eseju The Cognitive Style of PowerPoint.